JS Officemanagement

by Julia Schulz

Q & A

- Wo ist eine virtuelle Assistenz (VA) einsetzbar?
Überall. Eine virtuelle Assistenz kann in allen Branchen eingesetzt werden. Bürotätigkeiten & administrative Aufgaben gibt 
es schließlich überall. Die virtuelle Assistentin ist Ihr Multitalent fürs Büro.


- Sind VAs nur für mittelständische & große Unternehmen nützlich?
Nein. Gerade für kleinere Unternehmen kann sich eine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz als sehr vorteilhaft herausstellen. Aber selbstverständlich kann sie auch in größeren Unternehmen eingesetzt werden.


 - Warum ist die Zusammenarbeit mit einer VA für Kleinunternehmen von Interesse?
Wenn man administrative / organisatorische Aufgaben auslagert, hat man in seinem Unternehmen die Möglichkeit, sich voll auf seine Fachkompetenz zu konzentrieren.


 

 - Erspart mir die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin Zeit?

Unbedingt. Da man für Aufgaben, die einem nicht liegen, meist mehr Zeit benötigt, als bei seinem Steckenpferd. Wenn man  Aufgaben auslagert, kann man sich z. B. derweil um Neukundengewinnung / Vertrieb kümmern.

 

 - Welche Aufgaben übernimmt eine VA?

Theoretisch kann jede ortsunabhängige Aufgabe übergeben werden. Es gibt viele virtuelle Assistenzen, die sich auf
bestimmte Aufgabengebiete (z. B. Social Media Marketing oder Backoffice) spezialisiert haben.

 

 - Arbeitet eine virtuelle Assistenz ausschließlich für Firmen?

Ich denke, das kann sich ganz unterschiedlich gestalten. Ich persönlich sage: Warum soll ich nicht auch für Privatpersonen arbeiten und z. B. die persönlichen Unterlagen strukturieren. 

 

- Kann  ich mir eine virtuelle Assistenz leisten?
Mit Sicherheit. Ein Stundensatz von 50 € oder mehr mag im ersten Moment sehr hoch erscheinen, aber man sollte dabei
nicht vergessen, dass ausschließlich die tatsächliche Arbeitszeit vergütet wird. Hierzu finden Sie im Bereich des Leistungsportfolios eine detaillierte Information. Außerdem sind virtuelle Assistenzen ausgebildete Fachkräfte, die sich stetig
für ihre Kunden weiterbilden, damit Sie sich in der Zeit um weiteren Umsatz für ihre Firma kümmern können.


 - Im Internet habe ich viel günstigere Stundenpreise gefunden. Warum?

Es gibt Agenturen, über die sich virtuelle Assistentinnen vermitteln lassen können, die nur einen Bruchteil des o. a. Stundensatzes erhalten. Aufgrund der Recherche im Internet glauben viele neue virtuelle Assistentinnen, dass sie auch ohne  eine Agentur keinen höheren Stundensatz nehmen können. Das ist ein reines Selbstbewusstseinsproblem. Wenn
man als Assistentin selbständig ist, muss man unbedingt alle Nebenkosten, die man als Unternehmer hat, berücksichtigen.
Das wissen Sie  als Unternehmer selbst am besten, da Sie ihren Stundenlohn ebenfalls anhand Ihrer Kosten kalkulieren
müssen. Niemand kann mit Dumpingpreisen, die am Rande des Mindestlohns dümpeln, ein erfolgreiches Unternehmen führen, das die Zufriedenheit der Kunden an oberste Stelle setzt.

 

 - Wird ein schriftlicher Vertrag erstellt?

Selbstverständlich. Es gibt eine Vertragsvorlage, mit der beide Parteien bei der Zusammenarbeit abgesichert sind.

 

 - Wie schnell erfolgt die Umsetzung der zugeteilten Aufgaben?

Das hängt vom Auftragsvolumen ab und der Fertigstellungsfrist. Das lässt sich in einem persönlichen Gespräch definieren.

 

 - Wie erfolgt die Bezahlung?

Je nachdem, ob es sich um einen Einzel-, Projekt- oder dauerhaften Auftrag handelt, wird zur Beendigung des Auftrages
oder zum Monatsende eine Rechnung mit 10 Tagen Zahlungsziel erstellt. 

 

 - Wo ist der Unterschied zwischen Officemanagement & Assistenz?

Ich persönlich mache da kaum einen Unterschied, da viele Aufgaben, gerade ich kleineren Betrieben ineinander übergehen.
Bei vielen Firmen ist es so, dass die Aufgaben einer Assistentin spezifischer auf einen Fachbereich festgelegt sind. Wenn
man jedoch in einem kleinen Unternehmen z. B. Handwerksbetrieb tätig ist, macht eine Assistenz ebenfalls
Officemanagement, weil sie sich z. B. um das Bestellwesen kümmert.

 

 

 - Warum steht das virtuell auf dieser Internetseite häufig in Anführungszeichen?

Das ist ganz einfach. Wenn ich Kunden habe, die in Norddeutschland ansässig sind, möchte ich eine vor-Ort-
Zusammenarbeit nicht ausschließen. Im Bereich des Leistungsportfolios steht unter der Preisindikation ebenfalls die Möglichkeit für Anfahrten zum Kunden und ob / wie diese berechnet werden.

 

 





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